La disciplina del Project Management
Articolo Tratto da www.connecting-managers.com
Cosa è un progetto?
Un progetto è il sogno di uno sponsor, affidato ad un project manager, il quale definisce chiaramente il contenuto del sogno, effettua le stime dell’impegno, dei costi e della durata e lo realizza con le risorse necessarie. Tutte le definizioni di progetto contemplano un perimetro, la stima dei costi, della durata e dell’impegno di determinate risorse per un periodo temporaneo. La metodologia TenStep estendendo questo concetto afferma che può essere considerato progetto, tutto ciò che non è routine.
In pratica qualsiasi lavoro che abbia un obiettivo specifico da raggiungere entro determinate specifiche può essere considerato un progetto.
Quanto è importante “seguire un progetto” all’interno di un’azienda?Per gestire qualsiasi lavoro come progetto è necessario rivedere l’organizzazione e ottimizzare l’impiego delle risorse per rispondere adeguatamente alla concorrenza. La gestione dei progetti una volta ritenuta soltanto utile, oggi è indispensabile. I principali sostenitori del project management, oggi, sono coloro che un tempo lo contrastavano.
E’ importante gestire il lavoro per progetti per fronteggiare le sfide del mercato, rispondendo nei tempi, al giusto prezzo e con un adeguato livello di qualità.
Molti alti dirigenti, recentemente, di fronte alla contrazione dei mercati ed alla pressione della concorrenza hanno attuato drastici contenimenti dei costi attraverso la riduzione del personale e la pretesa di ottenere lo stesso lavoro con meno forza lavoro. Qualcuno ha fatto anche leva sull’utilizzo di nuove tecnologie o è ricorso ai servizi di outsourcing, ritenuti meno costosi della forza lavoro interna. Ma i risultati non sono stati soddisfacenti e da soli, senza un cambiamento culturale sembrano addirittura controproducenti.
Quasi tutti si stanno rendendo conto che è necessario un maggiore controllo delle risorse interne, rivedendo il modo in cui vengono gestiti i processi. Le strutture tradizionalmente burocratiche non sono più in grado di rispondere efficacemente alle nuove esigenze, perciò gradualmente vengono sostituite da strutture gestionali temporanee capaci di rispondere rapidamente ai cambiamenti.
Il project management è la tecnica di gestione più accreditata per cavalcare la tigre.
C’e’ interesse verso la disciplina del project management?La gestione manageriale classica prevedeva: pianificazione, organizzazione, controllo e direzione. Tale gestione verticale ha bisogno di essere affiancata da flussi di informazioni orizzontali, più celeri, che si possono ottenere soltanto abbandonando la gestione per prodotto e adottando una gestione per progetto. Inoltre non si può più trascurare l’assegnazione delle risorse più adatte a perseguire gli obiettivi.
In presenza di una cultura di gestione per progetti, il personale è concentrato prevalentemente sul rispetto degli impegni assunti. Gli impegni di un progetto sono essenzialmente tre: Costo, Durata e Qualità. Il rispetto di tali impegni è fortemente influenzato dalle risorse utilizzate e dal contesto.
Se immaginiamo i tre impegni come lati di un triangolo, la variazione di un elemento ha effetto almeno su uno degli altri due. Se viene richiesto un maggiore livello di qualità o più lavoro, ne consegue che o aumenta il costo o aumenta la durata o entrambi. Allo stesso modo se si vuole accelerare l’uscita di un nuovo prodotto, si deve ridurre la qualità o aumentare i costi. Una volta che il management ha compreso la relazione tra i tre lati del triangolo immaginario, automaticamente sa che quando cambia un lato, bisogna bilanciare immediatamente gli altri due.
Questi concetti abbastanza intuitivi, non sono stati ancora assimilati dal management italiano che continua a gestire i progetti all’impronta, nascondendosi dietro all’inventiva e spesso vantando capacità di circostanza, che nulla hanno a che fare con un approccio metodologico.
Una metodologia di project management, in generale, è un insieme di concetti pratici, chiamati processi, collaudati e riconosciuti dalla comunità e supportati da strumenti come template, procedure e best practice. Dopo lo sforzo iniziale, una metodologia dovrebbe diventare un comportamento naturale per il personale di un’azienda evoluta, soggetto soltanto al miglioramento continuo, frutto dell’esperienza.
Chi è il project manager?Il project manager è un ruolo temporaneo che assume un professionista nel coordinare l’esecuzione di un lavoro e la realizzazione di un prodotto o un servizio nei tempi, nel budget e nel rispetto dei criteri di qualità definiti all’inizio del progetto. Da ciò si evince che il project manager assume una grossa responsabilità nei confronti di chi ha commissionato il lavoro, del team di progetto e di tutti coloro che in un modo o nell’altro possono essere impattati dal progetto stesso.
Il suo ruolo, un tempo prettamente tecnico, oggi è diventato prevalentemente di comunicazione. Un bravo project manager impiega oltre l’80% del suo tempo a comunicare nelle varie forme: relazioni scritte, colloqui interpersonali, riunioni formali, segnalazioni di problemi, assegnazioni di compiti, verifica di risultati, comunicazioni di cortesia, promozione del lavoro del team, sviluppo del team, supporto al personale. La sua principale dote è saper ascoltare. Al project manager che sa ascoltare non sfugge mai di mano la situazione. Mentre coloro che parlano troppo dovrebbero verificare quanto effettivamente vengono ascoltati.
Cosa fa un project manager?Il suo compito è definire il lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi di progetto, pianificarlo, assegnarlo alle risorse ottenute e controllarne i risultati. Egli deve avvalersi del lavoro del team di progetto, del supporto diretto del committente per gestire i problemi, le richieste di modifiche in corso d’opera, i rischi che intravede nel corso del progetto ed il livello di qualità del prodotto.
Ecco che con il lavoro per funzioni verticali ogni reparto svolge le sue attività con le proprie maestranze ed in maniera indipendente, con l’approccio per progetti, il project manager è autorizzato a muoversi orizzontalmente nella struttura aziendale utilizzando professionalità e strumenti di qualsiasi reparto, per raggiungere bene e presto i suoi obiettivi di progetto.
In pratica il project manager, pur avendo un’autorità temporanea e limitata, agisce come una piccola azienda nell’azienda, dove il suo core business è il raggiungimento del fine del progetto.
Ovviamente questa visione, in alcuni ambienti, viene ostacolata perché una simile organizzazione richiede molta flessibilità nella gestione delle risorse ed un adeguato livello di delega al project manager.
Quanto è importante il suo ruolo all’interno dell’azienda?Una rondine non fa primavera. Il ruolo del project manager, sia pure con diverso grado di responsabilità, deve essere riconosciuto dall’azienda e deve essere supportato da processi e procedure definite a priori.
L’adozione di una metodologia di project management di per sé dovrebbe essere un progetto di cambiamento da impostare su un arco di almeno tre anni, per poi arrivare al solo mantenimento.
In un contesto simile la figura del project manager gioca un ruolo determinante in quanto contribuisce effettivamente ai risultati aziendali e può in ogni momento fornire suggerimenti alla struttura organizzativa per il miglioramento dei processi adottati. Nulla è eterno, anzi tutto è migliorabile.
Un progetto ha successo quando viene realizzato nei tempi e nei costi previsti e con il livello di qualità concordato. Il prodotto del progetto deve essere accettato dal cliente, con il minimo di modifiche al disegno iniziale, senza impattare l’attività corrente e la cultura del cliente.
Le modifiche in corso d’opera sono inevitabili, perciò bisogna disporre di opportuni processi di autorizzazioni per gestire il loro impatto sul costo, sulla durata e sul prodotto stesso da realizzare. Ogni progetto deve adeguarsi alla cultura ed ai processi in uso nel contesto in cui viene realizzato. Ecco perché i processi di project management devono essere già in piedi quando si avvia un progetto..
Harold Kerzner paragona un progetto ad uno sgabello con tre gambe: il project manager, il capo funzionale e la direzione. Se viene meno una qualsiasi di queste tre gambe, lo sgabello si rovescia. Il project manager è colui che organizza e controlla il progetto; il capo funzionale è colui che mette a disposizione le risorse; e la direzione funge da linea guida e da arbitro per entrambi. In funzione delle dimensioni del progetto la direzione agisce anche da sponsor - finanziatore dell’iniziativa.
La responsabilità, il ruolo e l’autorità del project manager dipendono dal tipo di struttura organizzativa.
Ogni progetto è diverso dagli altri, però ognuno alla sua conclusione può fornire un insegnamento. La cultura aziendale si arricchisce ogni giorno di esperienze nuove, che una volta documentate e convalidate costituiscono un patrimonio per il futuro. Le best practice altro non sono altro che casi esemplari, elevati a modelli da seguire nei progetti successivi.
Il futuro del project management in Italia?La velocità dei mercati (time to market), la concorrenza, il contenimento dei costi, la flessibilità della forza lavoro impongono anche all’Italia di porre maggiore attenzione alla disciplina del project management.
Le civiltà orientali (Cina, Corea, India, Giappone) premono con le loro maestranze ed i loro prodotti più validi. Una volta allargato il loro mercato, passeranno al miglioramento della qualità dei prodotti e dedicheranno più attenzione al cliente. Gli orientali imparano in fretta e stanno studiando. Essi stanno acquisendo le giuste conoscenze per conquistare i mercati, formandosi alle migliori scuole internazionali ed in qualsiasi campo, compreso le discipline manageriali.
Il management nostrano, tormentato dai risultati economici, non trova il tempo o le risorse per aggiornarsi o per offrire al proprio personale giovane un minimo di cultura aziendale. Invece, le maestranze sentono il bisogno di allinearsi ad uno standard internazionale e magari perseguire una certificazione spendibile nei prossimi anni. Come per i prodotti di largo consumo, il mercato del lavoro dei prossimi anni sarà invaso da professionisti orientali che competeranno con i nostri laureati, privi di un indirizzo professionale specifico, oltre che sul piano economico anche con le certificazioni.
Questo contrasto strisciante tra il management che desidera contenere i costi e le maestranze che desiderano qualificarsi per competere non potrà che risolversi a favore dei secondi, altrimenti si imbocca la strada del declino e della dipendenza anche dai paesi emergenti.
VITO MADAIO
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