Il budget parte dall’idea di business.
In un ambito ristretto quale quello potuto frequentare, si è sempre sostenuto la necessità di un buon criterio di gestione. Con ostinazione, si è spesso disquisito sul criterio di gestione reputandolo al quanto carente, promuovendoci, al tempo stesso, paladini dell’uso appropriato del Budget: si consideri la struttura essenziale del budget (previsioni) che ricalca lo schema del bilancio di esercizio (risultati), e che non potrebbe essere altrimenti, giacché devono poter essere confrontati. Una differenza fondamentale tra budget e bilancio è nel fatto che nel budget entrano in gioco anche le quantità (oltre ai valori monetari), sia nella stima dei ricavi, che nei costi delle risorse necessarie alla produzione e ai servizi.
Il criterio di gestione: tale è un processo continuo, in cui si definiscono obiettivi, si eseguono azioni, si controllano i risultati, si formulano nuove azioni o nuovi obiettivi, e così via di seguito. Un mezzo utilizzato per compiere quest’operazione complessa di programmazione, rilevazione dei risultati, e adozione dei correttivi è il bilancio preventivo, detto budget. Il bilancio preventivo, o più brevemente, il preventivo è un insieme di documenti in cui sono quantificati, anche in Euro, gli obiettivi da raggiungere; al tempo stesso si rendono comprensibile le azioni da fare per raggiungere questi obiettivi.
Il preventivo non è una semplice previsione di quello che sarà il futuro, ma è la definizione esatta di obiettivi da raggiungere e la formulazione di strategie o tattiche idonee per il loro raggiungimento. Nell'ambito dei sistemi di controllo gestione, il budget riveste un ruolo molto importante. Non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento (in confronto a quanto previsto), ma anche perché, nel suo processo di preparazione, obbliga tutte le aree interessate a riflettere sulle attività di propria competenza: impostare programmi e monitorare (controllare continuamente) le attività quando i programmi diventano operativi.
Promuove (anche obbliga) la comunicazione tra le diverse aree e il confronto su fabbisogni spesso contrastanti. Fornisce di conseguenza, criteri di valutazione delle performance (necessariamente) condivisi. Il budget è elaborato tenendo conto di uno scenario costruito e analizzato al momento della sua stesura, tenendo conto che si parla sempre del futuro. Nel corso dell'esercizio alcuni fattori o eventi possono far cambiare anche profondamente tale scenario, che non è più futuro ma realtà del momento. La buona organizzazione per la gestione reagisce rapidamente rielaborando le previsioni da quel momento in poi, riadattando i programmi, e quindi cambiando il budget stesso, che per la parte rimanente non sarebbe più credibile.
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